Archiver vos notes de frais en toute simplicité avec Digitrame et Zoho WorkDrive11/02/2024

archivage notes de frais

Simplifiez la gestion de vos notes de frais en les archivant automatiquement et en toute sécurité sur Zoho WorkDrive, une solution de stockage en ligne.

https://www.zoho.com/fr/workdrive/

Ce guide vous explique comment configurer l'archivage et profiter de ses avantages :

Configuration initiale :

  1. Configurez votre API Zoho pour permettre la communication avec Digitrame.
  2. Création d'une arborescence spécifique dans Zoho WorkDrive (à partir du module administration). Un dossier "_comptable" et un sous-dossier pour chaque mois seront automatiquement créés.

Archivage des notes de frais :

  1. Ajoutez vos notes de frais dans Digitrame.
  2. Le système vérifie et crée si besoin un dossier "Notes_de_frais" pour le mois en cours.
  3. Importez votre note de frais par scan ou fichier.
  4. Si votre compte Zoho est configuré, la note sera automatiquement classée dans le dossier du mois correspondant.
  5. Confirmation de l'archivage : une icône indique le succès de l'opération.
liste notes de frais

Gestion des archives :

  • Transfert en masse des notes du mois courant vers Zoho WorkDrive.
  • Journal des opérations pour un suivi et un dépannage facilités.

Avantages de l'archivage sur Zoho WorkDrive :

  • Sécurité et pérennité de vos documents.
  • Organisation et classement automatiques.
  • Accès facile à vos notes de frais depuis n'importe quel appareil.
  • Gain de temps et d'espace de stockage.

Commencez dès aujourd'hui à archiver vos notes de frais en toute sérénité !

Pour plus d'informations :

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Digitrame et Zoho WorkDrive : Une Intégration Pratique pour les Artisans et TPE25/10/2023

Introduction Dans le quotidien exigeant des artisans et des petites entreprises, la gestion de vos documents peut souvent devenir un défi. C'est ici que Digitrame fait la différence. En intégrant de manière autonome Digitrame avec Zoho WorkDrive, nous avons créé une solution qui simplifie et améliore la gestion électronique de documents pour nos utilisateurs.
Étude de Cas : Simplification de la Gestion de Projet pour un Artisan Spécialisé dans les Panneaux Solaires Pour mieux illustrer l'impact positif de l'intégration de Digitrame avec Zoho WorkDrive, prenons l'exemple de M. Dupont, un artisan spécialisé dans la pose de panneaux solaires. Situation Initiale M. Dupont, confronté à la gestion de multiples projets, avait du mal à maintenir une organisation efficace de ses documents (devis, plans de projet, factures). Chaque client avait ses propres dossiers éparpillés entre son ordinateur, emails, et dossiers papier. Cette dispersion rendait l'accès et le partage d'informations avec ses clients et son équipe plus complexe et chronophage. Mise en Place de la Solution Avec l'intégration de Digitrame et Zoho WorkDrive, M. Dupont a commencé par créer un répertoire dédié à chacun de ses clients dans Zoho WorkDrive. Pour un projet de pose de panneaux solaires, il a créé un répertoire spécifique pour son client, Mme Martin. Flux de Travail Optimisé Dans ce répertoire, M. Dupont a pu stocker tous les documents relatifs au projet de Mme Martin : devis détaillé, plans, calendrier d'installation, factures, et même des photos avant/après de l'installation. L'utilisation de Digitrame lui a permis de gérer ces documents directement depuis son iPad, en les synchronisant automatiquement avec le répertoire Zoho WorkDrive de Mme Martin. Bénéfices
  1. Accès et Partage Facilités : Mme Martin pouvait accéder à tous les documents du projet en temps réel, ce qui renforçait la transparence et la confiance.
  2. Économie de Temps : M. Dupont a réduit considérablement le temps passé à organiser et à partager des documents, lui permettant de se concentrer davantage sur son travail pratique.
  3. Collaboration Améliorée : La possibilité pour Mme Martin de commenter directement dans les fichiers a facilité les échanges et les ajustements rapides sur le projet.
  4. Sécurité des Données : Tous les documents étaient stockés de manière sécurisée, assurant la protection des informations sensibles du projet.
Conclusion du Cas Grâce à l'intégration de Digitrame avec Zoho WorkDrive, M. Dupont a transformé sa manière de gérer ses projets, rendant son travail quotidien plus efficace et améliorant grandement la satisfaction de ses clients. Cette étude de cas démontre l'efficacité de cette intégration pour les artisans, en facilitant la gestion de projet, tout en offrant une meilleure expérience au client

Centralisation des Données : Tout au Bout des Doigts

Pour un artisan ou un gérant de TPE, chaque minute compte. Avec l'intégration de Zoho WorkDrive, Digitrame permet de rassembler tous vos documents importants - devis, factures, contrats - en un seul endroit. Cette centralisation signifie moins de temps perdu à chercher des documents et plus de temps pour se concentrer sur votre activité principale.

Une Sécurité de Pointe pour Vos Données

Nous savons que la sécurité de vos données est essentielle. En intégrant Zoho WorkDrive, réputé pour ses fonctions de sécurité robustes, Digitrame renforce la protection de vos informations commerciales et financières. Cette sécurité renforcée est essentielle pour la tranquillité d'esprit, en particulier dans un environnement réglementaire en constante évolution.

Accès et Partage Faciles : Collaborer Sans Effort

L'accès et le partage de fichiers sont simplifiés grâce à cette intégration. Que vous soyez sur un chantier ou en réunion avec un client, vos documents sont toujours accessibles. Cette facilité d'accès permet une meilleure réactivité face aux demandes des clients et une collaboration plus efficace avec votre équipe ou vos fournisseurs.

Économisez du Temps, Augmentez Votre Productivité

En éliminant la nécessité de transferts manuels entre différentes applications, cette intégration vous fait gagner un temps précieux. Pour un artisan, cela signifie plus de temps pour le travail manuel et moins pour la paperasse. Pour un gérant de TPE, cela se traduit par plus de temps pour se consacrer à la croissance de l'entreprise.

Collaboration en Temps Réel : Travaillez Ensemble, Même à Distance

La fonctionnalité de collaboration en temps réel de Zoho WorkDrive, intégrée dans Digitrame, facilite le travail d'équipe, même à distance. Cette capacité à collaborer sur des documents en temps réel est particulièrement utile pour les équipes dispersées ou en déplacement. Évolutivité : Grandissez Avec Votre Entreprise L'intégration de Digitrame avec Zoho WorkDrive est conçue pour s'adapter à la croissance de votre entreprise. À mesure que vos besoins en stockage et en gestion de fichiers augmentent, notre solution évolue pour répondre à ces nouvelles exigences. Expérience Unifiée sur Toutes les Plateformes Avec Digitrame disponible sur iPad, iPhone, et Mac, l'intégration assure une expérience utilisateur fluide et cohérente sur toutes ces plateformes. L'accès et la gestion de vos données restent simples et efficaces, peu importe l'appareil que vous utilisez. Conclusion En intégrant Digitrame avec Zoho WorkDrive, nous avons simplifié la gestion commerciale pour les artisans et les TPE. Cette intégration autonome représente un pas significatif vers une gestion plus aisée et plus efficace de vos activités commerciales, vous permettant de vous concentrer pleinement sur ce que vous faites le mieux : votre métier. N'attendez plus et découvrez cette intégration dès maintenant ! Digitrame continue de s'adapter pour répondre aux spécificités de votre métier et activité. 🌟 #Digitrame #ZohoWorkDrive #Intégration #GestionCommerciale #Sécurité #Collaboration #Innovation 

Simplifiez la création de devis21/06/2023

Sommaire :

  1. Comment gagner du temps dans la création de vos devis 
  2. Qu’est ce qu’un CRM
  3.  Pourquoi les entreprises utilisent elles un bon de commande ?
  4. Quelle sont les avantages de la prise de note
 

Créez des devis en déplacement grâce à une application mobile intuitive

La création de devis peut être simplifiée en utilisant une application mobile intuitive. Optez pour une solution qui vous permet de générer et de valider vos devis directement avec le client ou en déplacement, éliminant ainsi la paperasserie. Avec une interface tactile et une saisie rapide, vous pourrez créer des devis sans contrainte de réseau. Choisissez un logiciel avec une bonne ergonomie pour éviter les tâches répétitives et la saisie manuelle, ce qui vous fera gagner du temps à chaque création de devis. Utilisez des modèles de devis préétablis pour les travaux les plus courants afin d'économiser du temps et des efforts. Enfin, envisagez un développement sur mesure en fonction de votre activité pour maximiser votre efficacité. En suivant ces conseils, vous pourrez optimiser votre temps et créer des devis plus efficacement.

Comprenez l'importance du CRM dans la gestion de vos clients

Le CRM (Customer Relationship Management) est un outil essentiel pour mieux gérer les relations avec vos clients. Il vous permet de stocker diverses informations sur vos clients, telles que leurs coordonnées, leurs achats passés et leurs interactions avec votre entreprise. Ces données vous aident à mieux comprendre les besoins et les préférences de chaque client, vous permettant ainsi de leur fournir un service plus personnalisé. Avec un CRM, vous pouvez booster la croissance de votre entreprise et améliorer votre relation client. Utilisez les fonctionnalités du CRM pour optimiser vos interactions, segmenter vos clients, automatiser des tâches et analyser les données pour prendre des décisions éclairées.

Les bons de commande : un outil essentiel pour optimiser vos achats

Les bons de commande sont des outils importants dans le processus d'achat d'une entreprise. Ils permettent de formaliser la commande en définissant les termes et les conditions d'achat, tout en optimisant les coûts grâce à la négociation des prix avec les fournisseurs. Les bons de commande facilitent également le suivi des commandes et la gestion des stocks en planifiant les achats à l'avance. De plus, ils offrent une protection juridique en cas de litige avec le fournisseur. Faire un bon de commande est donc essentiel pour une gestion efficace des achats et pour éviter les malentendus.

Simplifiez votre organisation avec la prise de notes

Si vous avez du mal à vous organiser et à garder une trace de toutes vos idées et informations importantes, la prise de notes est la solution idéale. Les avantages de la prise de notes sont nombreux, notamment l'organisation, l'accessibilité, la facilité de partage, la rapidité et la polyvalence. Vous pouvez prendre des notes sous différentes formes, que ce soit en utilisant le clavier, l'écriture manuscrite ou la reconnaissance

Fonctionnalités d’avril21/06/2023

Sommaire :

  1. La base client 
  2. Le questionnaire client
  3. Le tableau de bord 
  4. Réalisez une prise de note 

Maximisez votre relation client avec la base client complète de Digitrame !

Pour fidéliser votre clientèle, il est essentiel d'utiliser efficacement les fonctionnalités de la base client de Digitrame. Avec une fiche détaillée mise à jour, un CRM intégré avec la gestion des appels téléphoniques, des bons d'intervention à disposition et une cartographie pour localiser vos clients et calculer les frais kilométriques, vous pouvez offrir un service personnalisé. Utilisez la fonction "questionnaire" pour comprendre leurs besoins et effectuer leur suivi, tandis que la passerelle Sendinblue vous permet de rester en contact avec eux. Priorisez le suivi de vos clients pour une expérience client exceptionnelle !  

Optimisez votre prospection et qualification de contacts avec notre questionnaire sur mesure !

Notre questionnaire sur mesure est l'outil idéal pour les entreprises à la recherche d'une solution efficace de prospection et de qualification de contacts. Créez des questionnaires personnalisés pour collecter des informations pertinentes et qualifier rapidement vos contacts. Ajoutez des supports visuels tels que des images, des PDF ou des vidéos en fonction des réponses. Structurez l'ordre des questions et définissez les types de réponses souhaitées. Analysez les données avec notre module de statistiques pour améliorer votre processus de prospection.  

Prenez le contrôle de votre entreprise avec notre tableau de bord intuitif !

Découvrez notre tableau de bord pour suivre vos principaux indicateurs et gérer efficacement votre entreprise ! Visualisez vos données de manière claire et organisée, y compris les devis en attente, les factures en retard, le chiffre d'affaires et la trésorerie prévisionnelle. Ne manquez aucune alerte concernant la gestion des stocks et gardez un suivi de vos clients et fournisseurs. La fonction la plus importante, "créer un devis", vous permet de démarrer votre processus de gestion commerciale. Prenez le contrôle de votre entreprise avec notre tableau de bord intuitif et performant !  

Ne laissez rien vous échapper avec notre fonction de prise de notes facile et complète !

La prise de notes est simplifiée avec Digitrame, que ce soit à partir d'un devis ou d'un client. Vous pouvez créer des titres, ajouter du texte, des dessins, des photos et des annotations. Utilisez la saisie, l'écriture manuscrite ou la dictée vocale pour rédiger vos notes. Personnalisez vos dessins avec différentes tailles et couleurs, et effacez des parties partielles ou totales de vos notes. Exportez facilement vos notes en tant que photos individuelles ou sous forme d'un fichier PDF complet. Vous pouvez également inclure des photos de vos notes en pièce jointe de vos devis grâce à une simple action de glissement. Prenez des notes à tout moment, de n'importe où, de manière simple pour ne rien oublier d'important.  

Authentification par SMS : une solution efficace pour valider vos devis en toute sécurité19/01/2023

Qu'est-ce que l'authentification par sms ?

L'authentification par SMS est une méthode couramment utilisée pour vérifier l'identité d'un utilisateur. Cela implique l'envoi d'un code à un numéro de téléphone associé à l'utilisateur, que celui-ci doit ensuite entrer pour valider l'opération. Cette méthode est considérée comme étant plus sûre que l'utilisation d'un mot de passe car elle nécessite la possession physique d'un téléphone et empêche les attaques de type "phishing".

Comment mettre en place cette authentification pour valider votre devis ?

La procédure d'authentification par SMS dans Digitrame se déroule de la manière suivante:
  • vous consultez votre devis
  • dans les options vous cliquez sur le bouton "Valider le devis"
  • Vous choisissez le mode sms + signature
  • un code à usage unique est généré et envoyé au numéro de téléphone du client
  • le client reçoit le code et entre celui-ci dans la zone de saisie sous Digitrame
  • après 5 min si aucun code n'est saisit dans Digitrame, la validation est annulée
  • si le code saisi correspond au code envoyé, dans ce cas il pourra signer le devis pour le valider
  • Example en image

    Étape 1 : Étape 2 : le client reçoit un sms avec un code d'authentification sms pour authentification Étape 3 : il saisit le code Étape 3 : il signe le devis pour validation Étape 4 : affichage du devis validé avec identification du sms dans le PDF Dans le module administration, vous pouvez consulter l'historique de vos envois sms avec la date et heure, le numéro du devis et le nom du client  

    Mise en place des options dans un devis20/12/2022

    liste des options du devis
    Lors de la création de votre devis, vous pouvez ajouter des lignes options : ces lignes ne seront pas comptabilisées dans votre montant Total HT mais seront uniquement affichées sur votre devis pour en informer votre client. Dans un premier temps, ajouter vos lignes devis comme habituellement avec le bouton "+ ligne" Une fois qu'une ligne est enregistrée, vous visualisez les actions possibles sur cette ligne à partir d'un glissement de doigt vers la gauche (mode swipe). A partir de l'action "Option", votre ligne devis sera supprimée de votre devis et sera ajoutée à vos options. Un nouveau bouton s'affichera en bas de page pour consulter les lignes "Options de votre devis"   En cliquant sur le bouton "voir les options", une nouvelle fenêtre listera l'ensemble des lignes concernées. Deux actions seront possibles (mode swipe) :
    • Supprimer une ligne option : à partir de la poubelle
    • Basculer une ligne option en ligne réelle dans votre devis
      Visualisez le devis avec l'affichage des options dans un cadre bleu avec la mention "Totaux sans les options"

    Comment appliquer un escompte sur une facture07/12/2022

    L'escompte est un moyen simple pour éviter les décalages de trésorerie. Il permet à votre client de régler votre facture plus rapidement en échange d'une remise sur le montant TTC. C'est un moyen utilisé par certaines entreprises pour augmenter leur trésorerie tout en bénéficiant d'une bonne image auprès de leurs clients. Côté client, il profite de cette réduction pour diminuer sa charge et augmenter sa trésorerie. Si le client ne respecte pas le délai de paiement prévu, l’escompte ne sera pas pris en compte. L'escompte est une solution pour fidéliser votre client, mais à vous de calculer les retours pour bien estimer votre rentabilité.

    Digitrame offre tout un panel d'options lors de la création de votre devis, avec maintenant la possibilité d'ajouter très simplement un escompte.

    Ouvrez votre devis dans le module de création, cliquez sur le bouton des options en haut à droite et activez le bouton escompte. Par défaut un taux de 3% sera affecté, à vous ensuite de modifier le taux à partir du slider en le déplaçant à gauche pour le diminuer, ou à droite pour l'augmenter (le taux maximum étant limité à 7%). En quelques secondes votre mention sera créée sur votre devis et votre facture. Visualisez votre devis, vous verrez apparaître en dessous du total TTC, la mention escompte avec le taux et le montant. Le montant de l'escompte est calculé à partir du montant TTC * par le taux de l'escompte / 100. mentions escompte avec le taux et le montant Lors de la bascule du devis en facture, deux options vous sont possibles :
    1. vous réglez la facture à la date de création -> prise en compte de l'escompte dans votre calcul de CA (si vous optez pour l'option CA encaissés)
    2. vous régler la facture à une date différente, c'est le montant TTC qui sera pris en compte dans votre chiffre d'affaire.
    réglement escompte date de facture
    Quand un escompte est pris en compte, vous le visualisez au niveau de la liste de vos factures avec une indication en rouge. [caption id="attachment_1148" align="alignnone" width="800"]facture montant TTC escompte facture montant TTC escompte[/caption] Cette même indication est prise en compte au niveau du livre des recettes avec la prise en compte dans le calcul de votre CA livre de recette avec escompte

    Bon de livraison30/03/2022

    A partir d'un devis validé, vous pouvez créer deux types de Bon de livraison (BL) :
    • un BL partiel - avec uniquement une partie des produits envoyés
    • un BL avec tous les produits
      > cliquez sur ce lien pour consulter la documentation <
    En savoir +

    Interface Iphone17/03/2022

    Interface Iphone
    Développement d'une interface spécifique pour l'iPhone Gestion des devis
    • consultation des devis en attente
    • validation par signature d'un devis
    • ajouter des photos à un devis
    • partager un devis (sms-email-air drop)
    Gestion des clients
    • appeler directement un client -> enregistrement automatique d'un appel dans le CRM
    • consulter l'itinéraire avec bascule sur Plan pour une utilisation sur CarPlay
    • ajouter des actions CRM (appel, rappel, rdv, visites...)
    Notes de frais
    • scanner une note et ajouter une note de frais
    • consulter les notes de frais du mois en cours
    Tableau de Bord
    • liste des actions en attente : rappel client, fin de contrat de maintenance, facture fournisseurs en attente de règlement
    En savoir +

    Synchronisation de données17/03/2022

    Bon de livraison
    Digitrame est une application mobile développée spécifiquement sur iPad avec la particuliarité de n'avoir aucune base de données sur un serveur web pour vous permettre de travailler quel que soit la situation, avec ou sans réseau. Aujourd'hui, nous ajoutons une couche synchronisation de données. Vous travaillez en mode avion avec toute votre base de données à disposition, vous créez votre devis, gérez vos clients, ajoutez vos photos etc... Une fois chez vous en wifi, votre base va se synchroniser sur toutes vos machines : vos iPad, mais aussi vos iPhones et vos Macs. Digitrame la première application avec les avantages du On-Premise et les avantages du SaaS
    • pas besoin d'internet pour travailler
    • vous avez accès à vos données sur plusieurs devices
    • mise à jour et maintenance prise en charge automatiquement
    • la sécurité de vos données
    #Digitrame
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    Module Frigoriste avec CERFA 15497-210/09/2021

    Frigoriste
    Un nouveau module (beta-test) destiné aux frigoristes
    • gestion des fluides
    • gestion de son matériel avec date de contrôle, système de détection de fuite
    • gestion du matériel client : date de révision, gestion des contrats de maintenance, photos, alerte de suivi concernant les dates de révision
    • saisie simplifiée du bon d'intervention CERFA 15497-2
    • génération de PDF
    En savoir +